【新入社員】仕事の先延ばし癖で怒られるのを防ぐ3つの方法【治せる病気】

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社会人の考え方
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こんばんは、takasunです!

takasun
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自動車業界でソフトウェアエンジニアをしつつ副業でブログを書いています!
若手会社員や大学生の方々に向けた情報発信をしています!

 

本日の記事では、新入社員が先延ばしで怒られるのを防ぐ方法についてお話していきたいと思います!

 

私も新入社員や2年目のときは先延ばしで仕事を炎上させてしまうことがよくありました。
原因は簡単で、「納期を意識できていない」「やることを細かく整理できていない」の2点だと思います。

やる気の問題ではなく、構造的に解決して先延ばしが起こらない仕組みを作りましょう!


記事の内容

先延ばしによって、仕事を炎上させるのを防ぐ方法についてお話します。

想定読者
・新入社員や若手社員
・先延ばしがどうしても改善されない方々

本記事を読むメリット
先延ばし癖が改善され行動力が付く
・無駄に怒られる回数が減る
・自分の仕事の仕方を見つめなおすチャンスになる

ではいってみましょう!

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新入社員が先延ばしで怒られるのを防ぐ方法

冒頭でも書きましたが、私も新入社員のときは先延ばしを繰り返すことでたくさん怒られてきました。
いいことなんて一つもないと理解はしていても、どうしても楽な方に流され仕事を放置してしまいがちですよね。

手遅れになり炎上させてしまわないように、仕事が振られたらすぐに行うことをまとめました。

1.手順書を作成する
2.報連相を逐一行う
3.ボールを持たない

他にも対策はあると思いますが、私が普段意識しているのはこの3つです。
これを意識的に行うかどうかで、仕事の進み方がまるで違ってきます。

それではひとつひとつ説明していきたいと思います!

1.手順書を作成する

特に新入社員が仕事を先延ばししてしまう大きなポイントとして「やることが分からない」が挙げられると思います。
ある程度経験を積んでくると、「このタイプの仕事は1週間もあればできるから、まだ置いておくか」などの適切な判断が可能になります。

 

しかし、新入社員の間は大きいのか小さいのかも分からない仕事が振られ、怖くて手が付けられず気が付いたら手遅れに・・・なんて経験もあると思います。

takasun
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「え?まだ何もやってないの?絶対間に合わないよ!」
と言われて背筋を凍らせた経験があります・・・。

そのために、仕事をひとつひとつ小さなものに分解してしまうことが重要です。
自分で仕事の進め方の理解にもなりますし、日々やることが明確であれば迷わずにロボットのように今日やることをやるだけです。

この方法は『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』という本にも書かれている内容です。

要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑 レビュー記事はこちら

例えば、以下のようにタスクを細かく細かく書いていきます。
このとき誰がいつまでに何をするのかを明確化しておきましょう。

タスク:田中商店へ見積書送付

5/11 資材部へ製品価格を確認(自分)
5/12 資材部から返答(資材部)
5/13 ….

私は会社のポストイットを使ってひとつひとつ記入しています。
終わったものには線を引いて溜めていくことで達成感にも繋がります。

自分のやるべきことを明確化、整理し、ひとつひとつ着実に終わらせることで先延ばしを防ぐことが出来ます!

2.報連相を逐一行う

次に紹介したいのが上司に報連相を行うことです。

新入社員のうちは、手順書を作成しようにも抜け漏れや検討が甘かったりする場合が見られます。
実は大事なプロセスを忘れていることや、そもそも「いつまでに」の部分が間違っていたりなど。

そこで、逐一上司への報告を行うようにしましょう。

「このように仕事を進めていこうと思っていますが、認識違いありませんか?」のように質問すると良いでしょう。

もちろんこの方法は新入社員だからこそ許されるものかもしれません!
中堅社員が聴くと「自分で考えろ!」と言われかねませんが、そこは新人の特権をフル活用していきましょう!

上司からも、よく報連相をしてくれる。安心できる。というような評価に変わっていきます。

3.ボールを持たない

「ボールを持つ」とは「自分が担当者」であることを示します。
仕事をうまく進めていける人はボールを持つ時間が極端に少ないと思います。

話が逸れますが、バスケットボールも同様です。一人でずっとボールを持っている人はあまり上手ではないですね。
ドンドンパスして空間を作る人が上手です。それと仕事は似ているような気がします!

 

自分がやるべきことは早く終わらせて「待ち状態」を常に作るようにできるとベストです。
自分で溜め込んでいると、その間ずっと仕事が止まってしまうわけです。
それでは「先延ばし」のまま解決しませんよね・・・。

手順書にも書いているような自分がやるべき部分はすぐに終わらせて、相手にボールを渡す。
その間に別の仕事に取り組むようにしていきましょう。

まずは仕事を細分化するところから始めよう

この記事を通して私が言いたいことはコレに尽きます。
仕事は細分化することが第一歩です。

果てしないように感じる大きな仕事でも、分解していくと意外とシンプルだったりすることもあります。

まずは見てみぬふりをするのではなく、しっかり仕事と向き合いましょう。
そのうえで敵を知ることが大切です。

あなたの仕事の仕方が明日から変わることを祈って本日の記事はこれで終了とさせていただきます!
頑張りましょう!

まとめ

本日の記事では、新入社員が先延ばしで怒られるのを防ぐ方法についてお話してきました。

その方法は単純で以下の3つでした。

1.手順書を作成する
2.報連相を逐一行う
3.ボールを持たない

ひとつひとつ意識しながら仕事で実践してみてください!
いろんなことを考えずに、今やるべきことに集中できれば仕事はシンプルになります!

頭の中を整理しながら楽しく元気に仕事をしていきましょう!では!