【メールを制する者は仕事を制する】『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』感想!

スポンサーリンク
オススメ本の紹介
スポンサーリンク

こんばんは、takasunです!

takasun
takasun

自動車業界でソフトウェアエンジニアをしつつ副業でブログを書いています!
若手会社員や大学生の方々に向けた情報発信をしています!

本日の記事は、平野友朗さん著『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』の感想についてお話していきます!

内容の要約だけでなく、明日からのアクションへと繋げられるような構成でお伝えしていきます!

本記事を読むメリット
明日から仕事に使えるTipsが手に入る。
メールにかける時間を減らすための考え方が身に付く。
・『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』の要約・内容が分かる。

想定読者
・新入社員の方々
・メール対応に時間がかかってしまう方々
・そういえばメール処理について深く考えたことがなかったという方々

それでは行ってみましょう!

新入社員の方々にはこちらの本もオススメ!

スポンサーリンク

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』感想!

まず私がこちらの書籍を手に取った理由は、「メールに特化した書籍を読んだことがなかったから」です。
これまで、仕事を速くするための考え方が載っているビジネス書は目にしてきましたが、ここまでひとつのことにフォーカスした書籍はありませんでした。

実際、メールに時間がかかってしまうこともあるので、これを機にメールにかける時間を最小化していきたいと思い読んでみました!

10秒で分かる書籍紹介

メールには仕事の全エッセンスが詰まっています。

文章力・語彙力・読解力・要約力・段取り力

すなわちメールを速く処理できれば、仕事も速くできるようになるのです!

10秒で分かる書籍の読了時間や著者のプロフィール

読了時間:約2時間
ページ数:192ページ

著者:平野友朗さん

ビジネスメール教育の第一人者として知られており、メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書26冊以上とのことです。
また、官公庁や企業への研修回数も年間120回をのぼるなど、ビジネスメールのプロです。

書籍の簡単なまとめ

大きく分けて2つ大事なことが書かれています。

1つ目にメールに時間がかかる方程式について本書では説明しています。

メール処理=読む時間×通数+書く時間×通数

メールにかかる時間を最小化させるには、全体の通数を減らすアプローチと、読み書きに使う時間を減らすアプローチがあります。
本書では、特に時間がかかる「書く時間」を最小化する方法に重きを置いて説明されていました。

また、2つ目には仕事が速いの5つの目線があります。

1.目的を意識しているか?
2.ビジュアルを工夫しているか?
3.確実に返信がもらえるか?
4.相手の心に刺さる言葉を使っているか?
5.スピーディーに処理しているか?

本書では、これら5つに対してそれぞれ詳しく説明されています。

メールを制する者は仕事を制す!

【1.目的】一歩先を考える

仕事が速い人は「無駄なやり直し」が少ないというのが特徴のひとつにあります。
メールでのやりとりでも、1回で相手に必要な情報が提示できていれば、すんなりと話が進んでいきます。

しかし、情報が足りないと先方から確認のメールが来てしまい、そのリードタイムとやりとりで余計に時間がかかってしまいます。
メールを送るときは、相手の立場に立って情報の抜け漏れがないのかを確認する癖をつけることが大事です!

本書では、「6W3H」という表現を使っています。

6W
→Who / What / Why / When / Where / Whom
3H
→How to / How many / How much

当然メールやその相手にもよりますが、これらの観点から情報への抜け漏れがないかを確認する癖を付けましょう!
特に依頼事をするときなんかも、この手の内容が重要だと思います!

また、個人的に良かったものは「最悪目的さえ伝わればOK。細部の表現までこだわる必要はない」ということです。
私もよく失礼な表現はないか、誤字脱字はないかのチェックに時間を使っていましたが、メールする目的さえ満たせればひとまずはOKです。

完璧主義により100点で出すのではなく、まず終わらせるという考え方が重要ですね。

明日から使えるテクニック1
情報の抜け漏れは6W3Hを意識して防ぐ!

【2.ビジュアル】メールの構成はこれを守れ!

相手から速くメールの返信をもらうためには、ビジュアルを工夫することも大切です。
行間がなかったり、構成にまとまりがないと「何が言いたいか分からないから後回し」と思われてしまいます。

返事がないと仕事が進まない場合は致命的ですね。相手の立場に立って分かりやすいメールを送りましょう。

基本的に構成は下記に従って書けば問題ないでしょう。

宛名→「株式会社○○ 田中様」

あいさつ→「いつもお世話になっております。」
名乗り→「○○の山本です。」

要旨→「○○の件でご連絡致しました。」

詳細

結び→「不明点等ありましたら、ご連絡ください。以上、よろしくお願い致します。」
署名

ここで見落としがちなのが要旨でしょうか。
突然本題に入る前に、どのような要件でメールを送っているのかを相手に伝えましょう。

また、詳細の最後には「お手すきなときに返信ください」のような表現ではなく、しっかりと「○○までに返信ください」と記載しましょう。
ビジネスの場では、納期が全てなので、しっかり書かれていないとスルーされてしまう危険性がありますね。

明日から使えるテクニック2
テンプレートを守り、ビジュアルのよいメールを送る

【3.返信しやすさ】相手に自分事と捉えてもらう

2とも似ていますが、相手がすぐに返信できるように気を遣うことも大事です。
それは「自分事」として捉えてもらうということです。

先程メールのフォーマットを決めて型にはまった書き方をするとよいと書きましたが、それだけでは質素なものになってしまいます。
「あ、自分以外にもメール送ってるんだろうな。使いまわしだろうな。」と思われたら後回し対象です。

「あなた」にメールしている理由を記載することで、相手に自分事と思ってもらいましょう!

明日から使えるテクニック3
自分事として理解してもらう書き方をしよう

【4.言葉】うまいメールをストック

メールにおいて言葉選びは凄い重要です。
冷たい言い方、脅迫するような言い方など、顔が見えないコミュニケーションなので思いが十分に伝わりにくいです。

仕事ができる人のメールを見ていると、言葉遣いや相手への気遣いなどが非常に上手です。
一から表現を勉強すると時間がかかってしまうので、仕事をしながら覚えましょう。というか盗みましょう!

そのような自分の胸に刺さった表現をストックしていくのです。いざというときに利用するのです。

他には小さなコツとして、以下の書き方も参考にできます。

「させていただきます」⇒「致します」 ★こちらの方がシンプル
「思います」⇒「確認しますが、」 ★自信のないメールはNG
「申し訳ありません。」⇒「ありがとうございます」 ★プラスな表現への言い換え

「差し支えなければ」「お手数ですが」 ★よく使う表現としてストック

明日から使えるテクニック4
仕事が速い人のメールの表現をパクろう

【スピーディに処理】単語登録を有効活用

冒頭にあげたメール処理の方程式にて、やはり多くを占めるのは書く時間ではないでしょうか。
読む時間も相手の意図や思いまで汲み取るとなかなか時間がかかることもありますが、、

メール処理=読む時間×通数+書く時間×通数

そこで本書では、書く時間の中でも定型文などいつも使う表現を一から打つのは効率が悪いと言っています。
ここで推奨されている方法では「単語登録」を有効活用することです!

私も以前ツイートしましたが、些細なようで積み重ねるとかなり時間の節約ができると思います。

他には下記のようないつも使う表現はすぐ出てくるように登録するか、そもそも署名に含めてしまうという手もありますね。

明日から使えるテクニック5
繰り返し表現は単語登録を活用し時間削減!

まとめ

本日の記事は、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』感想についてお話してきました。

本書の内容から、明日すぐ使えるアクションまで書いてみましたがいかがでしたでしょうか。

全体を通しての私の感想は「ある程度仕事を続けている人が自然とやっていること」が多かったのかなと感じました。
とはいうものの、あまり意識していなかった点もあり、特に相手の視点に立つという考え方は十分ではなかったと反省しました。

すぐに使える仕事術もあるので、是非とも明日から取り入れていきたいと思います!

仕事内容によっては、専門的知識が不足しているとどうしてもうまく進まないことはありますが、本書はあくまで一般的なメール処理術としての紹介でした。
使えるところは使って、仕事の速さを追求していきましょう!では!